Izboljšanje poslovanja s prenovo poslovnih procesov podjetja
Dejavnikov, ki vplivajo na uspeh in rezultate poslovanja podjetja, je veliko. Od ciljev poslovanja, pravilnega vodenja podjetja in delov podjetja ter vodenja ljudi, dobrega tekočega kratkoročnega planiranja dela in aktivnosti zaposlenih, do proizvodnje izdelkov, dobrega nabavljanja materiala, dobrega prodajanja, motiviranih zaposlenih, primernih strojev, opreme in prostorov, pravilnega financiranja poslovanja in drugega.
Možnosti za izboljšanje poslovanja je veliko, kot npr.:
- Dvig prodaje (a z isto ali boljšo razliko v ceni med prodajno ceno in lastno ceno)
- Znižanje materialnih stroškov (cenejše kupovanje surovin in materiala)
- Znižanja stroškov proizvodnje
- Znižanje stroškov administracije – ali kar z eno besedo znižanje vseh stroškov
- Dvig produktivnosti (ljudi in strojev)
- Izboljšanje vodenja (ljudi, dela, enot, podjetja)
- Izboljšanje organiziranosti
- Izboljšanje planiranja in postavljanja ciljev (dolgoročnih, kratkoročnih)
- Boljše motiviranje
- Boljši informacijski sistem (oz. nov ERP)
- Večja digitalizacija poslovanja
- Izboljšanje vzdušja v podjetju
- Investicije v opremo, stroje, prostore, znanje/know-how
- Novi kadri
- Sprememba kulture poslovanja, z drugačno, boljšo poslovno klimo, vrednotami, odnosi, usposabljanjem, inovativnostjo, razvojem, komunikacijo (da bo kultura podjetja postala generator poslovne uspešnosti)
- Spremljanje poslovanja in jasni KPI (na ravni podjetja in po enotah ali tudi na ravni ključnih zaposlenih)
- Spreminjanje strukture finančnih virov
Izboljšanje poslovanja je možno na več načinov
Izboljšanje poslovanja je možno na več načinov. Na tem mestu omenjamo izboljšanje poslovanja s prenovo poslovnih procesov podjetja. Prenovo poslovanja lahko naredimo na enem procesu, ali na delu enega procesa, ali pa na več procesih sočasno.
Generalno lahko rečemo, da ločimo dva pristopa k izboljšanju poslovanja s prenovo poslovnih procesov podjetja:
- delnega ali
- celovitega
Prvi pomeni, da izboljšamo samo določen proces ali poslovno področje znotraj določenega procesa kot npr. na področju prodaje – se angažiramo in postavimo nove ali dodatne cilje in jih začnemo realizirati.
Drugi pa je celoviti. Se pravi, da ne spremenimo samo enega procesa ali dela enega procesa, ampak sočasno več procesov in področij poslovanja. V tem primeru govorimo o prenovi poslovnih procesov podjetja (PPPP).
Mi vam lahko pomagamo pri obeh. Smo pa zagovornik, da je dobro pogledati celotno poslovanje podjetja, saj so nemalokrat vzročno-posledične razmere »krive« za določeno stanje v podjetju.
Dobro je pogledati celotno poslovanje podjetja, saj so nemalokrat vzročno-posledične razmere »krive« za določeno stanje v podjetju.
Tako kot pri človeku, večkrat narobe sodimo (diagnosticiramo) samo eno (slabo) zdravstveno stanje (običajno tisto, ki je najbolj vidno – prezentno, v danem trenutku!). Npr., če je človek predebel, ni nujno, da je krivo samo prekomerno prehranjevanje, lahko so tudi drugi (temeljni) razlogi za takšno stanje (stres – posledično človek poje več, težave na drugih organih – napačno delovanje žleze ščitnice itd.). Podobno je tudi v podjetju, če je podjetje »predebelo«, se pravi, da ima previsoke stroške, ni nujno krivo samo preveč stroškov, potrebno je pogledati, kako imamo organizirane procese, koliko ljudi dela na kakšnem poslovnem procesu, kako ti ljudje delajo, kako so vodeni, kakšen imamo informacijski sistem, kakšne imamo kupce, ali nam kupci »jemljejo« denar zaradi prenizkih cen, ali imamo že stare, dolgoletne dobavitelje, ali bi lahko z drugimi dobavitelji znižali (nabavne) stroške poslovanja, ali delavci delajo motivirano ali bi lahko delali več in boljše (trdimo, da lahko delavci vedno delajo 10-20% hitreje in boljše, če le želijo in če so ustrezno za to motivirani!) itd.
Da bi izboljšali poslovanje podjetja predlagamo »celovito« prenovo poslovnih procesov. Pod »celovito« tukaj ne mislimo spremembe vseh poslovnih procesov in pri vseh procesih »iti do konca«. Takšno početje bi zahtevalo daljši čas, ampak težimo k temu, da pogledamo nekaj glavnih področij poslovanja, kot so:
- proces vodenja (podjetja, služb in ljudi)
- proces organiziranosti in kadrovske zasedenosti (koliko imamo služb, koliko delavcev dela v posameznih službah ali procesih, kakšne so njihove pristojnosti in odgovornosti, obstoječe motiviranje, plače)
- proces prodaje (kdo so glavni kupci, kaj kupujejo, kakšna imamo pokritja pri njih,…)
- proces proizvodnje (ali storitveno področje v storitvenih podjetjih; katere izdelke delamo, kako jih delamo, spremljanje in vodenje proizvodnje, stroški proizvodnje in izdelkov, kalkulacije, proizvodna cena in lastna cena,…)
- proces nabave (kdo so glavni dobavitelji, kateri so glavni materiali, kako nabavljamo,…)
- proces spremljanja poslovanja skozi informacijski sistem (kakšen poslovni informacijski sistem imamo ter kako je računalniško podprt – kakšen ERP imamo)
- ključni poslovni indikatorji (KPI), s kakšnimi cilji razvijamo poslovanje in s kakšnimi kazalniki spremljamo poslovanje ter kako ukrepamo
Prenova poslovnih procesov
Če smo s storitvijo »Ocena poslovnega položaja s predlogi izboljšav« želeli kratek in hiter posnetek – »kje smo in kam gremo« – poslovanja, pa je cilj te storitve, kako izboljšati poslovanje s prenovo poslovnih procesov podjetja, da skupaj dorečemo, ali želite narediti nekoliko večjo spremembo samo na enem procesu (ali delu procesa) ali bolj celovito prenovo poslovnih procesov podjetja. To področje traja dlje časa in je nadgradnja prve.
Težnja po izboljšanju poslovanja je lahko posledica zahtev lastnikov, vodstva podjetja, bank ali pa preprosto zaznane situacije, da je potrebno nekaj narediti na boljših poslovnih rezultatih.
Pri poslovanju podjetja je izredno pomembno spremljanje poslovanja. Pa ne le finančnih kazalnikov (pridobljenih iz računovodskih izkazov), ampak predvsem določenih ključnih pokazateljev pri vseh glavnih procesih podjetja (prodaja, proizvodnja, nabava,…).
Če ne spremljamo sočasno več procesov in področij poslovanja, tudi ne vemo, kje se poslovno nahajamo.
Okoli tega imamo pridobljene razne izkušnje. Radi bi vam pri tem pomagali, da boste lahko pravočasno uvideli, kje imate te težave. Lahko so te težave manjšega ali kratkoročnega značaja, lahko pa so to večje težave, ki lahko pomenijo že tudi resnejši problem določenega področja (če npr. nekaj let kupujemo določen material pri istem dobavitelju in bi ga lahko tudi kupovali drugje, pa tega ne poskusimo, se moramo vprašati o ustreznosti dela na področju nabave ali če imamo slabše poslovne rezultate, izdelke pa prodajamo samo parim večjim kupcem, se moramo vprašati kako razširiti prodajo, pregledati prodajne pogoje s temi nekaj večjimi kupci, kakšne imamo cene – če niso prenizke ipd.).
Za vas smo pripravili model izboljšanja poslovanja s prenovo poslovnih procesov, ki upošteva določene dejavnike uspeha, ki so sestavni del modela prikazanega s sliko v nadaljevanju.
Model prikazuje dejavnike uspeha, ki jih moramo poznati, če želimo izboljšati poslovanje. Skozi pregled poslovanja, se jih bomo dotaknili in pripravili ukrepe za izboljšanje poslovanja.
Rezultat
Rezultat dela na področju izboljšanja poslovanja s prenovo poslovnih procesov bo:
- analiza samo določenega poslovnega področja ali pa vseh ključnih poslovnih procesov ter dejavnikov uspeha poslovanja
- poročilo z oceno stanja poslovanja po procesih s predlogi izboljšav po procesih in dejavnikih uspeha s predlogi izboljšav
- svetovanje ali/in soizvajanje izboljšav zapisanih v zaključnem poročilu.
Kako vsebinsko poglobljeno naredimo pri prenovi poslovnih procesov pregled poslovanja in analizo, se z vami pogovorimo, saj nemalokrat imajo podjetja tudi željo, da se v določen proces bolj poglobimo in posledično temu primerno tudi zasnujemo sodelovanje.