Z omenjenim prispevkom želimo nakazati nekaj predlogov, kako izboljšati poslovanje podjetja in kako pristopiti k temu, v cilju, da izboljšamo poslovne rezultate podjetja.
Ko se vprašamo o tem, kako poslujemo in kaj bi morali narediti za izboljšanje poslovanja, se moramo tudi vprašati, kje trenutno smo in:
- ali poslujemo »na meji«, se pravi na robu preživetja, npr. če je čisti dobiček okoli ničle, ali že v minusu;
- ali poslujemo »na minimumu«, se pravi »malo nad vodo« oz. »životarimo«, npr. če je čisti dobiček v poslovnih prihodkih med 0-1% (v računovodskih standardih se izraz čisti dobiček omenja kot čisti poslovni izid, v poslovnem svetu pa tudi govorimo o neto dobičku);
- ali poslujemo »srednje«, se pravi, da poslujemo »tako – tako«, da nihamo pri poslovanju in včasih malo boljše in včasih malo slabše poslujemo;
- ali poslujemo »solidno«, se pravi dosegamo solidne poslovne rezultate, kjer je npr. čisti dobiček v poslovnih prihodkih nekje 2-5% (tukaj je zopet odvisno od panoge, v kateri se nahajamo, s kom se primerjamo)
- ali poslujemo »dobro«, se pravi, da dosegamo dobre rezultate, merjene kot čisti dobiček v poslovnih prihodkih, npr. 4-7%. (odvisno od panoge)
- ali poslujemo »zelo dobro« (ali odlično), se pravi, da res dosegamo zelo dobre poslovne rezultate, merjene kot čisti dobiček v poslovnih prihodkih.
Pri gornji opredelitvi stanja dobrega poslovanja smo izhajali iz čistega dobička kot glavnega merila za oceno stanja dobrega poslovanja. Ni pa nujno, da je to merilo edino. Lahko bi tudi izbrali kakšno drugo. Nekateri strokovnjaki tudi pripisujejo velik pomen denarnemu toku in doseganju prostega denarnega toka v danem podjetju.
Glede na dejstvo, da v splošnem presojamo uspešnost in učinkovitost poslovanja na podlagi računovodskih izkazov – Izkaza poslovnega izida, Izkaza stanja in Izkaza denarnih tokov, izhajamo v nadaljevanju iz razlike med prihodki in stroški, ki je dobiček, kot pomembnega merila uspešnosti poslovanja. Se pa zavedamo, da je denarni tok zelo pomemben, včasih tudi bolj kot dobiček (v primeru, če imamo izgubo pri poslovanju in imamo pozitiven denarni tok, bomo lahko poslovali; v primeru, če pa bi dosegali dobiček in imeli negativen denarni tok, pa bomo slej ko prej postali nelikvidni, kar lahko oz. običajno privede do stečaja podjetja).
Če se vrnemo k predhodni kategorizaciji (ki je sicer narejena zgolj izkustveno), je ta pomembna, saj se bomo na podlagi tega tudi odločali, kako postopati pri izboljšanju poslovanja.
Z zapisom »kako postopati« imamo v mislih, ali moramo ukrepati hitro in takoj začeti spreminjati poslovanje ali imamo določen čas za analizo stanja in potem umirjeno postopanje pri izboljšanju poslovanja. Na primer, če imamo pred sabo človeka, ki ima raka, moramo takoj ukrepati, da ni prepozno. Imamo sicer čas, naredimo hitro diagnozo, potem pa je zaželeno, da takoj pristopimo k zdravljenju. Če pa imamo pred sabo človeka, ki je dobil zastoj srca, pa ga moramo takoj začeti oživljati, sicer bo prepozno.
Podobno to velja v podjetju. Če imamo pred sabo podjetje iz kategorije a), ni kaj dosti časa za analiziranje, ampak je potrebno takoj začeti z aktivnostmi, saj če podjetje že nekaj časa posluje s slabimi rezultati oz. izgubo, se lahko hitro zgodi, da bo propadlo. Za podjetje iz kategorije c) pa imamo nekoliko več časa, da opravimo analizo poslovanja in se pogovorimo o ukrepih za njegovo izboljšanje.
Preden se lotimo izboljšanja poslovanja, je zelo priporočljivo narediti analizo poslovanja, s ciljem, da ocenimo poslovni položaj podjetja in na tej podlagi opredelimo ukrepe za izboljšanje poslovanja.
Področij, ki so lahko povezana z analizo stanja, je lahko več. Večkrat se srečujemo s tem, da direktorji in vodje pristopijo zelo pavšalno k temu. Ker je doseganje dobička generalno povezano z razliko med prihodki in stroški, se podjetja ukvarjajo z razmišljanjem, kako povečati prihodke in kako zmanjšati stroške. Takšna pot je seveda pravilna. Matematično lahko rečemo, da je to potrebni pogoj, ni pa zadostni pogoj! Zakaj?
Izza prihodkov in stroškov se dogaja vrsta aktivnosti, odnosov in procesov v podjetju, ki jih je dobro poznati, zlasti pa poznati njihovo medsebojno povezanost (odvisnost, različnost, napačnost, neprimernost,…). Na tem mestu lahko tudi zapišemo pomembnost razlike med zgolj analizo poslovanja v ožjem pomenu besede ter oceno poslovnega položaja podjetja. Slednja je sestavljena iz več vidikov, zato tudi moramo analizirati podjetje na več področjih.
Da bi dobili zadosten vpogled v poslovanje podjetja, je prav, da ga pregledamo vsaj na naslednjih poslovnih področjih:
- prodaja in rezultati na področju prodaje (znotraj tega tudi kupce, pokritja, plačevanje,…);
- stroški in stroški po posameznih področjih (in/ali stroškovnih mestih/nosilcih/procesih);
- dobavitelje (katere imamo, kako poslujemo z njimi, plačilni roki,…);
- proizvodnja/storitve (kako poslujemo v proizvodnji, kako delamo, lastna cena izdelka, v storitveni panogi če je to npr. trgovina, kako kupujemo in prodajamo izdelke itd.);
- vodenje (podjetja, ljudi, služb znotraj podjetja, kakšen stil vodenja imamo);
- cilje poslovanja (ali imamo zapisane cilje za podjetje, za enote, za ljudi, ali imamo vodenje poslovanja s cilji, kako postopamo, ko pride do odmikov od ciljev itd.);
- kadri in organiziranost (kakšne imamo kadre, kdo so ključni kadri, kako imamo organizirane zaposlene, kako imamo organizirane enote/oddelke/službe,…);
- finančno in računovodsko poslovanje (pregled premoženja, ali imamo likvidno premoženje, ali imamo primerne vire financiranja, ali imamo soliden denarni tok, kako finančno poslujemo, kako računovodsko poslujemo idr.);
- spremljanje poslovanja (kako spremljamo poslovanje, a imamo razdelan informacijski sistem, ali je računalniško podprt, kakšen računalniški program oz. ERP imamo za poslovanje, ali imamo KPI).
Z analizo in oceno predhodno omenjenih področij bomo pridobili vrsto uporabnih podatkov, kot so npr.
- kakšne kupce imamo (ali so kupci razpršeni, ali imamo stare kupce, s katerimi že dolgo delamo, ali imamo dobra pokritja pri kupcih, pri katerih so kakšna pokritja, kako nam kupci plačujejo, ali imamo dovolj kupcev, kako poslujemo s kupci);
- kakšno imamo prodajo po kupcih, tržnih segmentih (če prodajamo različne izdelke v različne panoge), prodajo po državah/trgih, kakšne imamo prodajne kanale (smo zadovoljni s temi kanali, koliko nas stanejo ti kanali, ali si lahko privoščimo večje aktivnosti ali ne);
- ali imamo dobre kupce, jim lahko zaupamo, jih moramo spremljati, jih zavarovati, koliko lahko stane zavarovanje, valutni riziki (riziki pri kupcih!);
- relacija kupci – izdelki – trgi; na katerih trgih imamo kakšne kupce in kakšne izdelke prodajamo na te trge. Ali bi lahko na dane trge in tam prisotne kupce prodajali tudi druge izdelke iz našega proizvodnega programa (ali pa da bi tudi kompletirali ponudbo, da bi del izdelkov tudi kupovali in jih preprodajali kupcem na teh trgih), kakšna so pokritja izdelkov pri določenih kupcih in ali bi lahko dvignili ceno izdelkom ali pa bi jo morali zmanjšati, da bi lahko več prodali (kaj bi morali za to narediti, da bi izboljšali pokritje izdelka – kdo, proizvodnja, nabava, razvoj, prodaja,…);
- pri stroških bomo pridobili razne uporabne podatke – kateri so glavni stroški, na katerih segmentih nam bolj naraščajo, zakaj nam naraščajo, kdo jih povzroča, …. Pomembno je tudi pregledovanje stroškov po stroškovnih mestih in procesih, da znamo hitreje ukrepati. Katere stroške bomo morali znižati, kje, kdo, kako, kdaj;
- vzporedno s stroški so izredno pomembni dobavitelji in poslovanje z njimi. Katere dobavitelje imamo, kako z njimi poslujemo, ali so dobri dobavitelji, ali z njimi že dolgo sodelujemo, kakšne imamo cene, poslovne pogoje sodelovanja, ali bi lahko katere dobavitelje nadomestili z drugimi, novimi, dodatnimi, ocenjevanje dobaviteljev itd.;
- kako poslujemo v proizvodnji, a imamo dnevne plane, smo dobro organizirani, ali potrebujemo dodatne stroje, opremo, prostore, …;
- kako vodimo ljudi, kako prenašamo naloge, kako se pogovarjamo z njimi, kako jih nadziramo pri delu, kako jih motiviramo, kako jih usposabljamo, kakšno imamo delovno vzdušje, kako dobivamo informacije od zaposlenih, kako reagiramo na pridobljene informacije od zaposlenih, ali imamo in kako imamo urejeno inovativnost v podjetju,…;
- kako imamo organizirane službe, kako imamo organizirane sodelavce znotraj služb, kako sodelavci sodelujejo in komunicirajo med službami, kakšne imamo procese, a imamo ustrezna navodila in predpise za delo, imamo ISO 9001 ali druge standarde oz. ali bi jih morali imeti, kakšne bodo koristi…;
- kakšne imamo poslovne rezultate (na ravni podjetja, služb), kako financiramo poslovanje (preko bank, dobaviteljev), imamo primerne banke, kakšno imamo premoženje, imamo primerne zaloge, imamo dobre kalkulacije, …;
- a dobro spremljamo poslovanje, katere KPI (ključne poslovne indikatorje) imamo, kakšen imamo informacijski sistem, ali bi potrebovali nov računalniški program (ERP) za spremljanje poslovanja idr..
Cilj vseh teh zbranih podatkov, analiz in ocene poslovnega položaja mora biti, da bomo znali zapisati ukrepe za izboljšanje poslovanja, v duhu, da bomo prednosti poslovanja krepili, slabosti pa odpravljali ter dosegali v prihodnje boljše poslovne rezultate.
Posredno, s predhodno zapisano vsebino, smo tudi nakazali ukrepe po posameznih področjih, kako bi lahko izboljšali poslovanje. O teh in drugih ukrepih bi lahko še veliko pisali, a so ti ukrepi odvisni od stanja poslovanja v danem podjetju in tudi, v kateri panogi se nahaja dano podjetje.
Ključno pri izboljšanju poslovanja se nam zdi ZAVEDANJE, DA BOMO POSLOVANJE IZBOLJŠALI LE S SPREMEMBAMI. Nerodno pa je, da se nam – kot pravimo: »navada je železna srajca« – večkrat ne ljubit iti na »pot sprememb«, zato pa žal tudi mnogokrat podjetja poslujejo z rezultati, kot pač jih imajo, premalo pa naredijo, da bi uvedli spremembe in izboljšali poslovanje.
Večkrat je rešitev pri pristopu k izboljšanju poslovanja s pomočjo zunanjih strokovnjakov, da nakažemo na katerih vse področjih je možno in dobro uvesti izboljšave ter spodbudimo (neposredno ali posredno) interne zaposlene in »sile«, ki zavirajo te možnosti. Pri tem vam bomo z veseljem pomagali.